Adjust: 10 grootste frustraties bij aanbestedingen

Frustratie 1: Onnodige tijdsklem

“Aanbesteden is ingewikkeld. We maken het nog ingewikkelder door er telkens een tijdsdruk op te zetten, die voor niemand een oplossing biedt. Natuurlijk kun je als aanbesteder zeggen: de markt moet maar zijn best doen om de inschrijving in 30 dagen voor elkaar te krijgen. Maar is dat de manier waarop het moet?”, vraagt Van Nouhuys.

“De tijdsklem geldt onder andere bij het stellen van vragen en bij het opstellen van de inschrijving. Ik kwam laatst een aanbesteding tegen waarvoor je, vanaf het moment dat hij op de markt was gebracht, nog maar 24 uur hebt om vragen te stellen. In paniek stellen inschrijvers allemaal vragen en lezen de stukken niet goed. Of ze denken: laat dan maar. Dat helpt ook niet voor meer begrip. Hetzelfde geldt bij het opstellen van een inschrijving. Ik moet ook wel eens offertes schrijven en mijn beste offertes zijn niet de offertes die zijn geschreven onder hoge tijdsdruk. Als je als aanbesteder goede producten wilt hebben, moet je daar tijd voor geven.”

Frustratie 2: Gebrek aan informatie

“Er is maar één vragenronde en als de inschrijver de vraag niet gesteld heeft, dan is de houding van de aanbesteder: jammer, had u maar beter op moeten letten. Deze houding is erg offensief. Het leidt niet tot het daadwerkelijk bezig zijn met elkaar begrijpen.”

“Uiteindelijk probeer je contractpartner van elkaar te worden. Laten we dan in ieder geval met een andere mentaliteit beginnen. Uiteindelijk pleit ik voor veel meer aanbestedingen met de onderhandelingsprocedure, waarin je in twee stappen tot een definitieve offerte komt. Op de eerste offerte kun je nog gewoon feedback ontvangen, zodat je van elkaar ziet wat je wel en niet begrijpt. Daarna stel je pas de definitieve versie op. Het gaat om het eindresultaat.”

Maar is dat de manier waarop het moet?

Frustratie 3: Stemmen met de voeten

“Waarom zit in zoveel aanbestedingen toch de mentaliteit: als het je niet bevalt, dan schrijf je maar niet in”, vraagt Van Nouhuys. “Voor heel veel inschrijvers geldt namelijk dat ze niet zoveel keuzes hebben. Ik vind, en dat is een verwijt aan de wetgever, dat er vrij weinig oog is voor de lastige positie waarin de inschrijver tijdens de aanbestedingsprocedure zit. Aan de ene kant moet je proactief zijn en al je bezwaren kenbaar maken. Aan de andere kant wil je ook voorzichtig zijn, want anders krijg je de opdracht niet. Het is een oproep aan het ministerie van EZ en de wetgever om hierover meer op te nemen in de wet en regelgeving.”

Frustratie 4: Gebruiksvriendelijkheid TenderNed

“De wetgever kiest ervoor om alles in één systeem te gooien. Het gaat om veel geld en er zijn heel veel mensen die ermee om moeten gaan. We bedenken een systeem, dat eigenlijk niet doet wat het moet doen. Als het niet werkt: dan heeft de inschrijver pech gehad. Had je maar eerder moeten beginnen. De overheid en wetgever zouden aan dit systeem meer aandacht moeten besteden. Het moet een vriendelijk, snelwerkend en toegankelijk systeem zijn. Dat draagt bij aan goede communicatie.”

Frustratie 5: Niet onderscheidende gunningscriteria

“De wetgever vindt EMVI heel belangrijk. We willen per sé dat er op meer dan prijs wordt gegund. Dat vind ik heel moeizaam. We zouden veel vaker eerlijk tegen elkaar moeten zijn en zeggen: jongens, dit is gewoon een kwestie ‘wie doet het voor het minste geld’. Veel andere componenten zijn er soms niet. Dan is het des te frustrerender dat je denkt op kwaliteit te worden afgerekend, terwijl de gunningscriteria niet onderscheidend zijn en dus uiteindelijk de prijs de doorslaggevende factor is.”

Frustratie 6: Marktconformiteitsdiscussie

“Puur kijkend naar het aanbestedingsrecht is er niets mis met een lage inschrijving. Als hij abnormaal laag is, kun je het toetsen en als het een slecht verhaal is, leg je het terzijde. Wat er nu echter gebeurd, is dat in veel aanbestedingen wordt gezegd: uw aanbieding moet marktconform zijn. Dat is een ongelofelijk lastige bepaling, die altijd tot ellende leidt, want wat is marktconform? Dit is niet te meten.”

Frustratie 7: Concretiseringsfase BVP

“Het uitgangspunt bij Europese aanbestedingen is dat er een aanbod ligt van meerdere partijen, deze beoordeel je, en dan zeg je: aanbod aanvaard. Daarmee heb je een overeenkomst. Dus het aanbod dat er ligt, is voldoende concreet om te worden aanvaard. Daar hoort helemaal geen concretiseringsfase achteraan te komen, zoals bij BVP. Als je niet weet wat de offerte inhoudt, dan is er geen aanbod gedaan en ben je in strijd met de wet een gunningsbeslissing aan het doen”, aldus Van Nouhuys.

Frustratie 8: Intrekken aanbesteding na voornemen tot gunning

“Ook hier is de discussie: mag het? Ja, het mag. Maar fatsoenlijk is het niet. Als de aanbestedende dienst de offertes opent en denkt: ojee, ze hebben het helemaal verkeerd begrepen. Dat is het moment, en wat mij betreft het laatste moment, waarop je de stekker eruit kunt trekken. Maar ik vind het niet kunnen dat je een voornemen tot gunning uit en dan toch zegt: het moet anders, we gaan het opnieuw bedenken en over twee jaar besteden we misschien weer opnieuw aan.”

Frustratie 9: Gebrek aan motivering gunningsbeslissing

Veel motiveringsbrieven zijn volgens Van Nouhuys erg summier. Dit zorgt voor onnodige rechtszaken en proceskosten. “Durf in je brieven meer inhoud te vertellen, want prijzen en inhoud van offertes is doorgaans niet bedrijfsvertrouwelijk. Communiceer daarover. Het is gezonde marktwerking en bij de volgende aanbesteding kan iedereen weer een stapje hoger gaan.”

Frustratie 10: Handhaving te beperkt 

“Er is geen aanbestedingspolitie. Gelukkig maar. Maar dat nu accountants een deel van de handhaving zijn, is volstrekte willekeur en niet de juiste discussie. Het wordt daarnaast voornamelijk aan de markt overgelaten. De rechter kijkt er alleen naar als het écht misgaat. Een toets die niet gedaan wordt, is of het gegaan is zoals we het ons hadden voorgesteld.”