Contractmanagement en samenwerking bij bouwteams en innovatiepartnerschappen

Bouwteam versus innovatiepartnerschap

Allereerst een korte inleiding van het bouwteam en het innovatiepartnerschap. Welke partijen werken samen, met welk doel en welke fasen doorlopen zij?

Bouwteam
Een bouwteam is een projectgebonden samenwerkingsverband (bouworganisatievorm) tussen een opdrachtgever en één of meerdere adviseurs en aannemers. Zij werken in een gecoördineerd verband samen aan het ontwerp, de engineering en de realisatie van een project. Het doel van deze aanpak is om gezamenlijk tot een uitvoeringsgericht ontwerp te komen dat past binnen het vooraf vastgestelde budget. Hiertoe worden na aanbesteding twee fasen doorlopen:

• De eerste fase is de bouwteamfase. De opdrachtgever werkt samen met adviseur(s) en/of aannemer(s) naar een uitvoerbaar ontwerp toe. Aan het eind van de fase mag de bouwteamaannemer als eerste en enige een aanbieding doen om het ontwerp te realiseren. Bij overeenstemming start de tweede fase.
• De tweede fase is de realisatiefase. De aannemer gaat het ontwerp nu uitvoeren. Dit gebeurt onder de voorwaarden van de UAV of UAV-GC.

Innovatiepartnerschap
Het innovatiepartnerschap is een aanbestedingsprocedure die is gericht op de ontwikkeling en aanschaf van een innovatief product of werk of een innovatieve dienst. De innovatie is op dat moment nog niet in de markt gangbaar of beschikbaar. Ook bij een innovatiepartnerschap worden na aanbesteding twee fasen doorlopen:

• De eerste fase is de onderzoeks- en ontwikkelfase (O&O-fase). Eén of meerdere opdrachtnemers gaan de aangeboden innovatie verder ontwikkelen. Dit gebeurt in meerdere deelfasen en tegen vergoeding. Als het vooraf gedefinieerde minimum prestatieniveau is bereikt en de ontwikkeling past binnen de maximum kosten, dan start tweede fase.
• De tweede fase is de commerciële fase. In deze fase wordt de uitontwikkelde innovatie afgenomen door de opdrachtgever en gerealiseerd door opdrachtnemer. Dit gebeurt via een raam- of uitvoeringsovereenkomst.

Twee fasen

Bij beide samenwerkingsvormen worden twee fasen gecontracteerd. Hierbij is het succesvol doorlopen van de eerste fase een voorwaarde voor het starten van de tweede fase. Het contractmanagement in de eerste fase is nog weinig gestandaardiseerd en beschreven. Dit in tegenstelling tot de tweede fase, die meestal onder de reguliere UAV- of UAV-GC-voorwaarden wordt uitgevoerd. Ook is voor de eerste fase een andere insteek voor samenwerking en contractmanagement nodig om tot een succesvolle afronding te komen.

Contractmanagement en samenwerking bij bouwteams en innovatiepartnerschap

In de eerste fase (bouwteamfase en O&O-fase) spelen twee elementen een belangrijke rol: onzekerheid en samenwerking. Beide geven vorm aan het proces en de keuzes die worden gemaakt.

Onzekerheid
De eerste fase kenmerkt zich door een bepaalde mate van onzekerheid. Deze onzekerheid varieert al naargelang de precieze inrichting van het bouwteam of innovatiepartnerschap. In het geval van een bouwteam moet het ontwerp en eventueel de conditionering nog voor een groot deel met elkaar worden uitgewerkt. De scope en risico’s zijn daardoor bij aanvang nog niet uitgekristalliseerd en beheerst. Bij het innovatiepartnerschap is het bij aanvang nog niet zeker of de aangeboden innovatie zodanig doorontwikkeld kan worden, dat het aan het vooraf gestelde minimum prestatieniveau voldoet en binnen de maximum kosten blijft.

Het omgaan met deze onzekerheid vraagt wat extra’s van beide projectteams. Zij zijn in andere projecten vaak gewend om met reguliere gestandaardiseerde contractvormen en voorwaarden (zoals DNR/UAV/UAV-GC) te werken, waarbij er vooraf en tijdens de realisatie veel meer duidelijkheid is over de scope, planning, kwaliteit en kosten. Omgang met onzekerheden vereist een open blik, transparantie, creativiteit en flexibiliteit. Daarnaast is de eerste fase meer gericht op samenwerking en co-creatie. Uitsluitend toepassen van klassiek contractmanagement is daardoor niet voldoende om de eerste fase succesvol te doorlopen. Door de inherente onzekerheid zijn bovendien een aantal van de eerdere genoemde aspecten niet volledig vooraf te bepalen, vast te leggen en dus te managen.

Je kunt met deze onzekerheden omgaan door hierover processen  met elkaar vast te leggen. Hoe zorgen we dat kosten en planning beheerst blijven ondanks deze onzekere factoren? En welk proces doorlopen we bij een impasse? Je hebt daardoor als contractmanager in deze fase meer coördinerende en verbindende rol dan bij een regulier project. Natuurlijk is het wel belangrijk om – wanneer er na verloop van tijd meer is uitgekristalliseerd – te sturen op tijd en kwaliteit om de kosten te (blijven) beheersen.

Samenwerking
De ontwerp- of ontwikkelfase vergt een intensievere en andere samenwerking dan bij reguliere bouwfasen. Samenwerking in het bouwteam en in de O&O-fase van het innovatiepartnerschap vergt een andere houding en ander gedrag, waarbij het behalen van de doelstellingen meer centraal staat dan de contractbepalingen. Vanwege de inherente onzekerheid is het vooral belangrijk om te handelen ‘in de geest van het contract’. Hierbij zijn twee zaken van belang: 1) investeren in de relatie en 2) afspraken maken over gedrag en houding.

Ten eerste is het nog belangrijker om aan de voorkant te investeren in het opbouwen van de relatie en het formuleren van een gezamenlijke visie en doelstellingen. Dit vormt de basis van een goede samenwerking. Een uitgebreide startbijeenkomst kan daarbij helpen. Deze moet dan vooral gericht zijn op elkaar leren kennen, verwachtingen uitspreken en het maken van basisafspraken voor de samenwerking, in plaats van direct inhoudelijk aan de slag te gaan. Ook gedurende de looptijd van het project is het belangrijk om bij de samenwerking stil te blijven staan. Dit kan bijvoorbeeld door het organiseren van samenwerkingsdagen of project follow-ups waarbij wordt gereflecteerd op de samenwerking. Wat gaat er goed en wat kan er beter in relatie tot de afgesproken visie en doelstellingen? Zijn er conflicten geweest? Hoe zijn we daarmee omgegaan? En welke effect had dat op de relatie? Hierdoor wordt de samenwerking continu tegen het licht gehouden en verbeterd.

Ten tweede is het belangrijk om contractueel afspraken te maken over basishouding en gedrag. Het is belangrijk dat partijen transparant, gelijkwaardig en redelijk met elkaar omgaan. Deze afspraken vormen een leidraad voor de rest van de samenwerking. Maak daarom, naast afspraken over de invulling van het proces, ook afspraken over houding en gedrag. Hoe te handelen bij onvoorziene situaties? Wat mag je van elkaar verwachten? Welk basisgedrag is voor iedereen belangrijk? Je kunt bijvoorbeeld bepalen dat iedere deelnemer zich transparant, betrouwbaar en voorspelbaar opstelt of dat je altijd oog hebt voor elkaars gerechtvaardigde belangen.

Voor de teamleden past een basishouding met meer focus op het teruggrijpen naar de doelstellingen en de samenwerkingsafspraken, dan op contractbepalingen in het geval van discussies of conflict. Met andere woorden: meer handelen naar de geest van het contract dan strikt naar de letter. Als contractmanager ben je in deze fase vooral ook een relatiemanager naast het afhandelen van het formele deel van de contracten.

Over de schrijver

Patrick Landsbergen ondersteunt overheidsorganisaties met contractmanagement en aanbestedingen bij complexe bouw- en infraprojecten.

Hij is expert op het gebied van contracten, aanbestedingen en contractmanagement in de bouwsector. Hij werkt als senior contractmanager bij diverse opdrachtgevers. Momenteel is hij o.a. actief als contractmanager voor het Innovatiepartnerschap Kademuren bij de gemeente Amsterdam en voor de provincie Noord-Holland bij het bouwteam baggeren 1^e fase Loosdrechtse Plassen.