Adjust
icon-arrow-right

Contractmanagement in het Sociaal Domein bij de gemeente

Als het inkooptraject afgerond is en de gecontracteerde zorgaanbieders bekend zijn gaat het contract van start op de overeengekomen startdatum. Daar waar in de ideale wereld de afspraken, KPI's en doelstellingen zoals vastgelegd vanaf dag 1 goed uitgevoerd worden is de praktijk vaak een stuk weerbarstiger. In de eerste maanden komen vaak kinderziektes naar boven die in het voortraject onvoldoende belicht zijn. De daadwerkelijke uitvoering van gemaakte wederzijdse afspraken blijken in de praktijk niet op de juiste wijze geïnterpreteerd te worden. Gecontracteerde partijen willen toch afwijken van de gemaakte afspraken en proberen dit opnieuw uit te onderhandelen. Zomaar wat praktijkvoorbeelden. Als gemeente kun je dit niet volledig voorkomen, echter hebben gemeente en zorgaanbieder samen als doel de inwoner te helpen. Door dit uitgangspunt uit te blijven dragen en elk obstakel een gezamenlijk obstakel te maken blijven de partijen met elkaar in gesprek en is de inwoner geholpen.

Image

De onmisbare schakel

Contractmanagement is een belangrijke spil in de uitvoering en naleving van het contract. De invulling van deze rol is echter niet zomaar op te pakken. Het is niet een rol die er “even naast gedaan kan worden”. Binnen het sociaal domein is deze rol pas op de radar gekomen in 2015, toen de gemeenten meer verantwoordelijkheden kregen. Gemeenten regelden hun eigen zorginkoop. Eenmaal ingekocht werd vaak het “beheren” van de contracten al extra taak belegd bij beleidsmedewerkers of inkopers. Dit maakte ook dat men vanuit deze rollen contractmanagementgesprekken ging voeren. Vaak pas o.b.v. signalen. Hoewel de rol van contractmanagement in de loop der jaren echt als een fte gezien werd, blijkt vaak in de praktijk dat de werkzaamheden nog steeds reactief zijn. Pas bij signalen komt de contractmanager in beeld. Echter is een contractmanager juist de onmisbare schakel in vele processen rondom het sociaal domein.

Contractmanagement en Inkoop

Dit maakt bijvoorbeeld dat contractmanagement ook al in het voortraject van een aanbesteding nauw betrokken moet worden. Contractmanagement heeft vaak de kortste lijn naar zorgaanbieders en zicht op werkwijzen maar ook signalen over zorg zijn vaak bekend. Door vanuit contractmanagement ook het overleg op te zoeken met consulenten en beleid kan een goed beeld geschetst worden. Hierdoor kan gericht ingekocht worden en zorgt men ervoor dat contracten aansluiten bij de behoeften van gemeenten, inwoners en zorgaanbieders en ook blijven aansluiten richting toekomstige behoeften. Verantwoordelijkheden worden SMART vastgelegd. Daarmee manage je procedures, voorwaarden en afspraken en houdt de gemeente grip op financiën.

Contractmanagement en Zorgfraude

Toezicht en handhaving is voor veel gemeenten nog een gebied waarin men zoekende is om dit op de juiste wijze in te vullen. Het meest voor de hand liggende is het aanstellen van een of meerdere toezichthouders op het gebied van doelmatigheid en/of rechtmatigheid. In de praktijk ervaren toezichthouders vaak dat zij te snel in trajecten gezogen worden en verwacht wordt dat ze brandjes oplossen. Vaak vergeet men dat contractmanagement preventief een rol kan spelen op dat gebied, mits ze juist ingezet worden. Een goede contractmanager wordt geacht financiën te begrijpen. Welke winsten maken de gecontracteerde aanbieders, welke rechtsvorm heeft de zorgaanbieder en wat betekent dat voor de geldstromen? Hoeveel fte hebben ze in dienst en hoe verhoudt de omzet zich per fte? Is dat marktconform? Is het passend bij de opleidingseisen? Door bij contractmanagementgesprekken ook deze onderwerpen de revue te laten passeren weet de zorgaanbieder dat de gemeente daadwerkelijk in de smiezen houdt wat er met gemeenschappelijk zorggeld gebeurt. Dit maakt het voor gecontracteerde partijen met verkeerde intenties al een stuk lastiger en minder interessant om hier onjuist mee om te gaan.

Een goede taakverdeling tussen contractmanagement en contractbeheer is hierbij essentieel, vanuit Adjust brengen wij de betrokken rollen goed in kaart om zo tot een optimale werking van het contract te komen. Zo bewaken we de kwaliteit, het resultaat en de kosten van zorg binnen de gemeente.

Contractmanagers en -beheerders doen meer dan alleen de lopende zorgovereenkomsten. Samen met inkoop en door analyse, sturing, adviezen en relatiebeheer helpen zij de gemeente om de inwoner centraal te stellen. Als gemeente zit je niet tegenover de zorgaanbieder aan tafel maar naast elkaar. Samenwerken om het gewenste resultaat voor de inwoner te halen zonder dat kwaliteit en kosten onder druk komen te staan. Maar ook intern zijn we bezig met verbinden. Door het integrale proces inzichtelijk te maken, rollen en verantwoordelijkheden zichtbaar te maken, maar ook door verbinding te leggen tussen uitvoering en beleid creëren we een situatie waarin contracten beter te monitoren zijn.

In de komende artikelen zullen wij daarom ook meer ingaan op het belang van relatiebeheer, data gestuurd contractmanagement en kennis van zorgfraude.

 

Verder praten over consultancy? Neem voor meer informatie contact met ons op.

Quotee
Berry Plugge

Consultant Sociaal Domein

laatste ontwikkelingen

5 vragen aan Jill Thoen, contractmanager bij Adjust.

Author
door Isabella Vermeulen

Rechtmatigheid van de uitgaven: slimme analyse biedt inzicht!

Author
door Ronald Vroom

Contractmanagement – voorkom verrassingen!

Author
door Ronald Vroom
contact

Kom in contact met Adjust

Meer weten over de dienstverlening van Adjust?

Stuur een bericht

"*" geeft vereiste velden aan