Don’t bring a knife to a gun fight: Het juiste gereedschap bij complexe projecten

Complexe transport tenders

Een voorbeeld waarbij je als inkoper met Excel niet goed uitgerust bent is  een complexe transport tender. Bij transport tenders zijn het aantal prijzen dat een leveranciers moet afgeven vaak groot . De basis voor het bepalen van de winnende leverancier(s) in Excel is dan vaak vooral de ranking van de leveranciers van goedkoop naar duur. Echter dit is niet alleen een erg één dimensionale benadering maar doet vooral geen eer aan de optimalisatie mogelijkheden die er zijn. Het doorrekenen in Excel van het bijvoorbeeld een scenario met de volgende randvoorwaarden is een zo goed als onmogelijke opgave:

• maximaal 2 transporteurs die op Duitsland gaan rijden, 3 op Frankrijk en 2 op de UK
• met maximaal 2 nieuwe transporteurs in totaal,
• dat nieuwe transporteurs maximaal 25% van het totaalvolume mogen hebben en
• dat iedere transporteur minimaal 10% van het volume van het transport op een bepaald land toebedeeld krijgt.

Dit scenario is slechts een voorbeeld dat als doel heeft te illustreren dat bedrijfsbeslissingen over risico’s en efficiency geregeld niet goed doorgerekend kunnen worden en daarom intuïtief worden genomen. De kosten van de beslissing zijn vaak maar ten dele bekend. Met goed gebruik van geavanceerde optimalisatie software kan dit wel.

Optimalisatie software

Met de krachtige rekenmodules van optimalisatie software is het hierboven beschreven scenario binnen enkele seconden door te rekenen. Naast het vaste format kunnen leveranciers mogelijkheden krijgen om alternatieve biedingen te doen met bijvoorbeeld additionele kortingen als ze een bepaald gedeelte van de business kunnen krijgen. Een supply chain manager kan een prijskaartje hangen aan de bedrijfsbeslissingen die hij voorheen intuïtief nam. “Ik wil met maximaal 2 leveranciers werken” komt toch in een ander daglicht te staan als in 30 seconden uitgerekend kan worden dat dit de totale kosten ten opzicht van een keuze voor 3 leveranciers €100.000 doet oplopen. Zeker als er combinaties van beperkingen zijn is dit inzicht zonder optimalisatie software moeilijk te krijgen. Zo kan ook een bieding van een leverancier die bijvoorbeeld zegt “ik bied 5% korting indien ik al het transport voor de regio Parijs voor jullie mag verzorgen” makkelijk binnen het totaal worden doorgerekend.

Een bijkomend voordeel van de krachtige rekenmodule is dat ook niet langer, omwille van de beperkingen in Excel, het aantal leveranciers beperkt hoeft te worden. Deze optimalisatie software wordt geregeld ingezet bij complexe transport inkooptrajecten door de grootste verladers op deze planeet en voorbeelden met meer dan 100 biedende transporteurs die prijzen moeten afgeven voor meer dan 100 bestemmingen, per bestemming voor 1 pallet positie tot full truck load en voor zowel 24 uurs, 48 uurs als 72 uurs delivery zijn er. Het aantal biedingen dat je in een dergelijk geval maximaal binnen krijgt (bij 1 tot max. 24 pallet posities) is 720.000 (100*100*24*3) en probeer dan maar eens het optimum te bepalen. Deze optimalisatie software werkt niet alleen bij grote organisaties die met complexe projecten heel goed, maar ook bij kleinere organisaties en projecten waar veel ‘service requirements’ zijn.

Inzicht is voordeel

Optimalisatie is zeker niet alleen een rekenkundige exercitie. Optimalisatie levert geld op. En juist het inzichtelijk kunnen maken van de financiële impact van bedrijfsafwegingen die door andere dan prijsfactoren worden genomen is een van de grote voordelen. Onze ervaring bij Adjust met het gebruik van dit soort systemen is dat het inzichtelijk maken van deze impact een brug kan slaan tussen de supply chain afdeling en de inkoopafdeling. Inkoop zit bij complexe inkooptrajecten steviger aan tafel omdat zij met het juiste gereedschap werken.