Duurzaamheidsdoelstellingen in het inkooptraject meewegen

We zien dat veel organisaties al actief bezig zijn met duurzaamheid en hun verduurzamingsstrategie. Hierin zien we dat de snelst geslagen slag het verduurzamen is van eigen kantoor/productiefaciliteiten d.m.v. zonnepanelen, warmtepompinstallatie en/of het wagenpark elektrificeren. Ook is duidelijk zichtbaar dat organisaties kritisch kijken naar hun core business, hoe kunnen zij hun eindproduct laten voldoen aan de duurzaamheidswensen van de klanten. Bijvoorbeeld door een technisch product energiezuiniger te maken of door het toepassen van gerecyclede materialen indien dit mogelijk is.

Dit zijn goede stappen vooruit, echter blijven er nog een reeks aan activiteiten onbenut om de transitie naar duurzaamheid te versnellen en daarmee eigen marktpositie te versterken. En deze activiteiten kan men in de inkooporganisatie uitvoeren, namelijk door zich te richten op maatschappelijk verantwoord inkopen en zo ketenintegratie te krijgen.

 Wat is maatschappelijk verantwoord inkopen (MVI)

Maatschappelijk verantwoord inkopen betekend dat de inkooporganisatie naast de prijs, leverbeschikbaarheid en kwaliteit van een product of dienst, ook let op de effecten van de inkoop op milieu en sociale aspecten. Organisaties kunnen zich laten inspireren door de Sustainable Development Goals (SDG). Belangrijk is dat vanuit de organisatiedoelen gekeken wordt aan welke SDG’s inkoop een directe of indirecte bijdrage kan leveren.

 De uitdagingen in de praktijk

We zien in de praktijk dat de focus van inkooptrajecten voor b.v. direct materialen binnen private organisaties veelal gericht is op beschikbaarheid, goede kwaliteit en concurrerende prijzen. Deze aspecten zijn van groot belang voor het bestaansrecht van de organisaties, maar hierin ontbreekt het aspect duurzaamheid in de keten. Het speelt óf nog geen grote rol óf het is ondergeschikt aan voorgaande eisen en dat is terug te zien in huidige inkooptrajecten. Zo bestaat in de technische industrie het programma van eisen nog veelal uit een technische tekening, ingeschatte jaarafname en een gewenste doorlooptijd voor het in te kopen product.

Dit betekent niet dat deze organisaties niet willen verduurzamen in de keten, de overheid en de klant vraagt er immers om. Maar het vinden van manieren om MVI te implementeren in het inkoopproces is een uitdaging. Het belang om te blijven concurreren, te voldoen aan hoge kwaliteitseisen en tijdig te kunnen leveren binnen de huidige markt, waarin leverbeschikbaarheid nu een grote rol speelt, voert de boventoon. Voor duurzaamheid geen plek. Of toch wel?

3 tips om jouw inkooptraject te verduurzamen

• Kijk gezamenlijk naar de duurzaamheidsdoelstellingen van de organisatie

Probeer niet als inkoper of inkoopafdeling alleen de kar te trekken. Geef intern aan dat in het inkooptraject je een grote bijdrage kan leveren aan verduurzaming en ketenintegratie en vraag actief om de huidige duurzaamheidsdoelstellingen. Bepaal gezamenlijk welke twee doelstellingen haalbaar zijn om in het inkooptraject mee te nemen. Denk bijvoorbeeld aan social return, gerecyclede materialen of innovatie

• Kwantificeer de geselecteerde duurzaamheidsdoelstellingen

Om offertes waarin leveranciers moeten aangeven hoe zij voldoen aan de door jou gestelde duurzaamheidsdoelstellingen te kunnen vergelijken dien je de doelstellingen te kwantificeren. De meest gemakkelijke optie is de doelstellingen een % korting of vaste financiële waarde te geven. Stel jezelf de vraag: “Wat is de doelstelling jouw organisatie waard?” Indien leverancier voldoet aan doelstellingsvraag dan leidt tot een fictionele prijsverlaging. Zo wint een leverancier die misschien iets hoger geprijsd is, maar wel bijdraagt aan de duurzaamheidsdoelstelling ten opzichte van de leverancier met een lagere prijs. En je kan natuurlijk altijd nog onderhandelen over de prijs.

• Wees transparant naar de leverancier

Geef bij de offerte aanvraag weer op welke onderdelen je de offertes gaat vergelijken. Om te zorgen dat je gelijkwaardige antwoorden krijgt op je duurzaamheidsvragen kan je het beste een lijstje van 3-5 opties geven (iedere optie heeft zijn eigen waardering).

Voorbeeld:

Wordt er actief gebruik gemaakt van social return?

1. Ja, ons personeel bestaat uit > 20% mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt = – 5%
2. Ja, ons personeel bestaat uit < 20% mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt = – 3%
3. Niet in eigen beheer, wel werken wij samen met een sociale werkplaats = -2%
4. Nee = – 0%

Voor alles een eerste keer

Alle nieuwe processen hebben één ding gemeen, ze kennen allemaal een eerste keer. Begin met een eenvoudig inkooptraject, betrek de interne stakeholder, bedenk wat de gewenste uitkomst is en wees transparant naar de leverancier over de wijze van gunning. Je zal zien na een eerste inkooptraject dat je het proces misschien wat wilt bijschaven, of dat gunningswaarde volgende keer anders mag. Het is een levend proces en niet in steen gegoten dus bekijk wat voor jouw inkooptraject en organisatie het beste werkt.

Over de schrijver:

Veronique Kriesch is werkzaam in de technische industrie als zelfstandig inkoper. Vanuit autonome interesse in processen pakt zij algemene vraagstukken aan en vertaald deze naar een pragmatische oplossing.

Bij Adjust willen we organisaties helpen bij het aanpakken van duurzaamheidsvraagstukken in het inkoopproces. Wil je meer weten over het verduurzamen van jouw inkoopprocessen, neem contact op met: Thomas Knol 

Bronnen:

^{https://ondernemersplein.kvk.nl/grote-bedrijven-moeten-rapporteren-over-duurzaamheid/
https://www.pianoo.nl/nl/themas/maatschappelijk-verantwoord-inkopen
https://www.pianoo.nl/nl/themas/maatschappelijk-verantwoord-inkopen/beleid-en-uitvoering/sdgs-inkoop-en}