Adjust
icon-arrow-right

Ervaringen in een bouwteam

Sinds mei van dit jaar zijn wij namens Adjust betrokken bij een bouwteam waarin de opdrachtgever en de opdrachtnemer samen optrekken om een omlegging van een weg mogelijk te maken. In deze blog willen wij onze persoonlijke ervaringen delen die wij hebben opgedaan in het bouwteam.

Image

Takenverdeling binnen het bouwteam

Binnen het bouwteam is de opdrachtnemer verantwoordelijk voor het maken van het ontwerp. Het te schrijven UAV-GC contract gebeurt door de Opdrachtnemer onder verantwoordelijkheid van de Opdrachtgever. De onderzoeken in de omgeving en communicatie geschiedt gezamenlijk. Dit kan gezien worden als een reguliere verdeling van taken binnen een bouwteam.

Het schrijven van het contract door de aannemer, onder verantwoordelijkheid van de opdrachtgever is erg bijzonder. Normaliter schrijft de opdrachtgever (voor de aanbesteding) het contract. Vooraf is (logischerwijs) vastgelegd dat het een UAV-GC contract moet worden op basis van het te maken definitief ontwerp. Als referentie is een contract van een ander contract meegegeven. Daarnaast zijn er basis bepalingen meegegeven waar alleen bij uitzondering van afgeweken mag worden.

Een ervaring van ons is, dat je taken die van oudsher bij opdrachtgevers liggen zoals het schrijven van een contract, niet zomaar bij een aannemer moet willen neerleggen. Een contract is vaak doordrenkt van achterliggend beleid en gewoonten van een opdrachtgever. Echter door het laten opstellen van een contract door de aannemer wordt (wellicht gevoelsmatig) de suggestie gewekt dat er optimaliseringsmogelijkheden zijn. Wanneer deze er vervolgens niet zijn, leidt dat tot lange (overbodige) discussies en frustraties bij de opdrachtgever en de aannemer.

Deze ervaring heeft wat ons betreft het volgende leerpunt opgeleverd: Voer als opdrachtgever zoveel mogelijk de taken uit die je gewoonlijk al deed, eventueel binnen een bouwteam. Mocht dat niet mogelijk zijn, geef dan vroegtijdig aan waar de vrijheid van een opdrachtnemer zit binnen bijvoorbeeld het schrijven van een contract. Dit voorkomt teleurstellingen en frustraties.

Betrokkenheid in het bouwteam

In het bouwteam waarin wij betrokken was een veelvoud aan mensen van de aannemer betrokken ten opzichte van de opdrachtgever. De betrokken mensen van de opdrachtgever hadden vaak ook nog meerdere projecten. Hierdoor is de verhouding scheef en heeft de opdrachtgever niet het gevoel in control te zijn. De aannemer heeft honderden documenten beoordeeld en deze vertaald in ontwerp- en contractvoorwaarden. Opdrachtgever kon deze snelheid niet bijbenen en had twijfels of alle (juiste) eisen waren opgenomen in de documenten.

Als vervolgens in de bouwteamovereenkomst is gesteld dat de aannemer onder verantwoordelijkheid van de opdrachtgever het contract opstelt, dan zorgt dat voor onzekerheid bi de opdrachtgever. Zeker omdat het uitgangspunt is dat tijdens de realisatie conform de reguliere voorwaarden van de UAV-GC wordt gehandeld. Bij ontbrekende of tegenstrijdige eisen is de opdrachtgever dan verantwoordelijk. Door het gebrek aan capaciteit van mensen kan opdrachtgever eigenlijk die verantwoordelijkheid niet nemen.

Belang van capaciteit

Leerpunt wat ons betreft is dan ook dat wil je een bouwteam gebruiken, dan moet je als opdrachtgever wel gesteld staan om voldoende (kwalitatieve en kwantitatieve) capaciteit te leveren om invulling te geven aan het resultaat van het bouwteam. Het proces om te komen tot een ontwerp en contract gaat door de deadlines razendsnel en achteraf bijsturen is kostbaar.

Omgaan met onzekerheden en besluitvorming

Opdrachtgevers zijn gewend om te met bestuurlijke en politieke onzekerheden. Project vertragen regelmatig om uiteenlopende redenen, dat hoort er nu eenmaal (helaas) bij. Aannemers zijn dat niet gewend. Bij de aanbesteding van een bouwteam wordt o.a. geconcurreerd op uurtarieven in het bouwteam en een plafondbedrag. Door een voorschot te nemen op de uitvoering worden er risico’s genomen in het bouwteam. Als er dan vervolgens (geen) besluiten worden genomen waardoor het project onzeker wordt, dan wordt de pijn ineens acuut en onherstelbaar.

Deze pijn is niet alleen de kosten van het bouwteam, maar ook het reserveren van materieel en personeel voor de uitvoering. Uiteraard weet iedereen dat dit risico kan optreden, maar de onzekerheid is eigenlijk een exogeen risico waar de aannemer geen beheersmaatregelen voor kan nemen. Hiervoor zou eigenlijk een voorziening getroffen moeten worden genomen in de bouwteamovereenkomst (go/no go beslissingen, financiële compensatie).

Naast de financiële en materiële gevolgen zijn er door de onzekerheid ook gevolgen voor de teamspirit. Ook al doet de directie zijn best om iedereen gemotiveerd te houden bij onzekerheid, mensen gaan onbewust toch om zich heen kijken naar alternatieven. Ook zal een aannemer zijn mensen inzetten op projecten die (waarschijnlijk) wel doorgaan. Het komt in ieder geval de kwaliteit en de snelheid van de te leveren producten niet ten goede.

Leerpunten

Het leerpunt is dan ook dat er voorzieningen worden genomen in de bouwteamovereenkomst voor de situatie dat het project vertraagd of niet doorgaat. De aannemer moet uiteraard voor de prijs staan die hij afgeeft bij de aanbesteding, maar mag eigenlijk geen schade lijden als het project door exogene factoren stilvalt. Een bepaling die regelt dat de aannemer schadeloos wordt gesteld, eventueel met behulp van een accountant, als de opdrachtgever de overeenkomst opschort of beëindigd. Na een doorstart kan bepaald worden dat de aannemer het bedrag terugstort.

Intussen zijn wij bij meerdere bouwteams betrokken en ons bekruipt het gevoel dat een bouwteam vaak wordt ingesteld omdat de opdrachtgever onvoldoende capaciteit heeft om te ontwerpen, het contract voor te bereiden en aan te besteden. Bij een gemeente wilde men ook een bouwteam, maar op de vraag wat de gemeente ging doen binnen het bouwteam kwam het antwoord ‘toetsen van de producten’. Hier is het concept bouwteam niet in het leven voor geblazen.

Al met al was het tot nu toe een leerzame ervaring om mee te doen in een bouwteam. Een bouwteam is als een huwelijk, de inspanning moet van beide kanten komen en het is slim om vooraf na te denken over een exit-strategie. Belangrijk naar onze mening voor de toekomst van het bouwteam zijn in ieder geval dat partijen doen waar ze goed in zijn, dat partijen goed vooraf de randvoorwaarden definiëren, dat partijen voldoende gesteld voor hun taak en dat partijen geen risico’s dragen die zij niet kan beïnvloeden.

Verder praten over consultancy? Neem voor meer informatie contact met ons op.

Quotee
Patrick Landsbergen

Senior Contractmanager

laatste ontwikkelingen

Holland Capital investeert in de groeiambities van Adjust

Author
door Noortje Bruggeman

Adjust breidt dienstverlening uit door overname Inteon

Author
door Noortje Bruggeman

Stop met micromanagen: hoe CATS CM® contractmanagement efficiënter maakt

Author
door Ronald Vroom
contact

Kom in contact met Adjust

Meer weten over de dienstverlening van Adjust?

Stuur een bericht

"*" indicates required fields