Gunnen op waarde: wanneer werkt het?

Een aanbestedende dienst is op basis van de AW2022 verplicht vooraf transparant te zijn over op welke wijze zij tot een uitslag van een aanbesteding komt. Met andere woorden: welke gunningsmethodiek wordt er gebruikt. De herijkte versie van de aanbestedingswet (AW2012 herziening 2016, artikelen 2.114 en 2.115 gaat er vanuit dat aanbestedende diensten inschrijvingen op aanbestedingen beoordelen middels een gunningsmethodiek: Beste Prijs Kwaliteit verhouding (BKPV, zie bijvoorbeeld PIANOo). Het gebruik van een andere gunningsmethodiek (laagste prijs of laagste kosten) dient gemotiveerd te worden.

Niet elke gunningsmethodiek is in elke situatie toepasbaar. Immers, wanneer je de hoogst haalbare kwaliteit wilt krijgen, dan is het niet logisch om enkel te gunnen op “laagste prijs”, tenzij je vooraf kunt definiëren wat die hoogste/vereiste kwaliteit is.

Gunnen op waarde als EMVI methodiek

Binnen het begrip BKPV worden meerdere gunningsmethodieken toegepast, elk met als doel om balans te vinden tussen de prijs en de kwaliteit. Een van die gunningsmethodieken, Gunnen op Waarde (GOW), speelt hier op een bijzondere wijze op in. Bij deze methodiek wordt aan een gunningscriterium een financiële waarde toegekend, die wordt afgetrokken van de inschrijfsom van de betreffende inschrijver. Er wordt in feite een prijskaartje gehangen aan bepaalde kwaliteitsaspecten, vanuit de gedachte wat de aanbestedende dienst ervoor over heeft. Hierdoor ontstaat een fictieve inschrijfsom die vergeleken kan worden met de fictieve inschrijfsom van andere inschrijvers. De inschrijver met de laagste fictieve inschrijfsom wint de aanbesteding.

Let op: uiteindelijk betaalt de aanbestedende dienst wel de feitelijke inschrijfsom en dus niet de fictieve inschrijfsom. Vanuit de inkoopfunctie zal de (interne) opdrachtgever daar goed over geïnformeerd moeten worden, zodat er niet een vertekend beeld ontstaat over de werkelijke kosten van de opdracht. Daarbij is het wel van belang om goed te weten hoe de markt er uitziet en wat gangbare tarieven zijn voor de gevraagde dienstverlening.

Voordeel

Eén van de voordelen van de GOW methodiek is dat de inschrijving niet afhankelijk is van de scores die andere inschrijvers toegekend krijgen door de beoordelingscommissie. Er kan dan ook niet de situatie ontstaan van een rangorde paradox als er iets mis blijkt met de inschrijving van een inschrijver, waardoor wanneer deze ter zijde wordt gelegd er een mogelijk nieuwe uitslag van de aanbesteding ontstaat. Aanbestedende diensten die met een relatieve scoremethodiek werkten hebben daarmee in het verleden met regelmaat vervelende situaties op moeten lossen die daardoor ontstonden, omdat dan de verwachte partij die tweede leek te zijn, na uitsluiting van nummer één dat  ineens niet meer bleek te zijn. Slechts in een uitzonderlijk geval is er een beroep gedaan op een rechterlijke instantie in combinatie met de GOW methodiek. In haar uitspraak over de gunningsmethodiek met betrekking tot gladheidsmaterieel van de Provincie Overijssel oordeelde de rechtbank Overijssel (ECLI: NL: RBOVE:2016:3761) dat een aanbestedende dienst een ruime beleidsvrijheid toekomt bij de invulling van de gunningscriteria, mits het criteria betreffen die leiden tot gunning aan de EMVI. De rechtbank was van mening dat daarbij een terughoudende toetsing door de rechter past. Belangrijk is dat de toegepaste criteria er dus toe leiden dat er daadwerkelijk sprake is van gunning op inhoudelijk relevante criteria die van invloed zijn op de te leveren kwaliteit door de winnende inschrijver.

Binnen de GOW methodiek bepaalt de aanbestedende dienst vooraf hoe belangrijk zij bepaalde kwaliteitsaspecten vindt. Dit kan zinnig zijn wanneer te verwachten valt dat er verschil in kwaliteit van de inschrijvingen zal zitten. Het voegt alleen iets toe als je als aanbestedende dienst waarde hecht aan de extra kwaliteit die een inschrijver kan bieden, ook als deze daardoor niet de goedkoopste inschrijver blijkt te zijn. Bij de eerder vernoemde uitspraak in kort geding sprak de rechter uit dat het onderlinge gewicht van de (sub)gunningcriteria af mogen wijken van elkaar, mits de aanbestedende dienst daar vooraf transparant over is.

Doordat inschrijvers verschillende kwaliteitsniveaus bieden kunnen zij zich op basis van hun beschreven kwaliteit profileren als een partij die meerwaarde weet te leveren voor de aanbestedende dienst, indien ze de opdracht gegund zou krijgen. De aanbestedende dienst dient vooraf goed na te denken wat de gunningcriteria zijn waarmee het kenmerkende kwaliteitsonderscheid gemaakt kan worden. Daarbij moet ook gekeken worden naar de relevantie ervan. Het heeft immers alleen nut waarde toe te kennen aan iets, als dit ook waarde heeft voor de aanbestedende dienst zelf. Waarom? Omdat je alleen in die situatie er ook meer geld voor over hebt.

Voorbereiding

Bij de keuze voor de GOW methode is het ook belangrijk een goed beeld te hebben van de prijsstellingen in de markt en dan met name van de bandbreedte tussen de beoogde inschrijvingen. Wil je hierop in kunnen spelen, dan heb je die informatie nodig om je methodiek goed toe te kunnen passen. Heb je deze informatie niet, zorg dan dat je die krijgt voor je verder gaat! Heb je deze informatie wel, dan kan je een goede voorspelling doen over de mogelijke uitkomsten van de aanbesteding en daarover de dialoog aangaan met je (interne) opdrachtgever, zodat je een gefundeerde beslissing kunt nemen over de waarde van een kwaliteitscriterium. Dit betekent ook dat je kunt spelen met het relatieve gewicht van elk kwaliteitscriterium alsmede met de onderlinge verhouding ertussen. Daardoor kan je op een berekenbare manier de keuze maken of je lineair scores toe wil kennen of juist niet lineair. De effecten van deze verschillende scoretoekenningsmogelijkheden kan je – met een goed beeld van de markt – met redelijke mate van betrouwbaarheid doorrekenen. Op deze wijze werk je toe naar een zo goed mogelijk voorspelbaar aanbestedingsresultaat waarbij je uiteindelijk de meest geschikte inschrijver tegen de meest aanvaardbare tariefstelling zal kunnen contracteren. Het goed toepassen van GOW valt en staat derhalve met voldoende inzicht in de leveranciersmarkt.

Over de auteur:

Ron Wammes is senior Consultant inkoop binnen het team Leveringen en diensten van Adjust Consulting. Hij heeft binnen het publieke domein de inkoop gedaan van leveringen en diensten voor gemeenten, gemeenschappelijke regelingen, brandweer, GGD en Kamer van Koophandel. Binnen Adjust Consulting werkt hij als inkoopconsultant en -coach voor beginnende inkopers. Heb je een vraag aan Ron, dan kan dat via ron.wammes@adjust.nl of 06 5716 4797.