Keuzes bij aanbesteden van bouwteams (2)

Wat is een bouwteam?

Een bouwteam is een projectgebonden samenwerkingsverband tussen een opdrachtgever en één of meerdere (ontwerp)adviseur(s) en aannemer(s). Zij werken in een gecoördineerd verband samen aan het ontwerp, de engineering en de realisatie van een project. Het doel van deze aanpak is om gezamenlijk tot een uitvoeringsgericht ontwerp te komen dat past binnen het vooraf vastgestelde budget. Hiertoe worden na aanbesteding twee fasen doorlopen (zie figuur hieronder voor een schematische weergave):

• De eerste fase is de bouwteamfase. De opdrachtgever werkt samen met adviseur(s) en aannemer(s) naar een uitvoerbaar ontwerp toe. Aan het eind van de fase wordt de bouwteamaannemer uitgenodigd om als eerste en enige een aanbieding te doen om het ontwerp te realiseren. Bij overeenstemming over de aanbieding start de tweede fase.
• De tweede fase is de realisatiefase waarin de aannemer het ontwerp realiseert. Dit gebeurt doorgaans onder de voorwaarden van de UAV of UAV-GC.

Aanbesteden bouwteam

Anders dan bij een reguliere aanbesteding ga je bij de aanbesteding van een bouwteam vooral op zoek naar een geschikte partner om samen de bouwteamfase te doorlopen. Hierbij speelt het prijselement doorgaans een minder belangrijke rol. Immers, de scope staat nog niet voor 100% vast voorafgaand aan de aanbesteding en een prijsaanbieding voor de gehele scope is dan niet goed te bepalen door de inschrijvers. Bij het aanbesteden van een bouwteam moet een aantal basisprincipes wel in acht worden genomen waarop ik hieronder zal ingaan.

Bepalen scope en waarde van de opdracht

Ondanks de inherente onzekerheden bij het aanbesteden van een bouwteam mag de scope niet onbepaald zijn (een te open eind is niet toegestaan). De aard en omvang van de opdracht moet voldoende duidelijk zijn. Daarom moet je ook een concept uitvoeringsovereenkomst (in ieder geval de basisovereenkomst en annexen) mee te sturen als bijlage bij de bouwteamovereenkomst (de inschrijvers moeten goed de risico’s kunnen inschatten met name in relatie tot de aansprakelijkheid). Tegelijkertijd is het van belang om de scope niet te beperkt te omschrijven om ruimte te houden voor diverse oplossingsrichtingen en wezenlijke wijzigingen te voorkomen.

Een bouwteam betreft een gemengde opdracht (diensten + werk). Het werk is het hoofdvoorwerp van de opdracht en de opdracht valt dus onder het werken-regime. Omdat twee fasen tegelijk worden aanbesteed, ook al is niet 100% zeker dat de winnende inschrijver het werk ook gaat uitvoeren, dient de waarde van de opdracht bepaald te worden voor zowel de bouwteamfase als het na die fase uit te voeren werk.

Om de waarde van de bouwteamfase te bepalen zal je een inschatting van de proceskosten moeten maken waarbij je rekening moet houden met ureninzet (projectmanagement, (technisch) adviseurs, projectadministratie, etc.), nog uit te voeren onderzoeken en in de bouwteamfase op te stellen documenten (ontwerp, plannen, etc.). De waarde voor de uitvoeringsfase kan, met de nodige onzekerheidsmarges, met een klassieke SSK-raming worden geschat. Deze kosten bij elkaar opgeteld bepalen de geraamde waarde van de opdracht waarmee bepaald wordt of het een onder- of bovendrempelige opdracht betreft.

Prijselement bij aanbesteding

Bij het toepassen van beste prijs-kwaliteitverhouding als gunningscriterium moet er, naast kwalitatieve criteria, altijd een prijs- of kostenelement worden meegewogen in de gunningsmethodiek. Dit volgt uit de Memorie van Toelichting bij de Aanbestedingswet en de Europese richtlijn 2014/24/EU.  Een prijselement voor de 2e fase hoeft niet mits voldoende waarborgen worden ingebouwd om de nog aan te bieden prijs voor de 2e fase te beheersen om een strategische inschrijving te voorkomen (zie ECLI:NL:RBDHA:2020:13782). Er moet worden voorkomen dat een lage prijsaanbieding voor de 1^ste fase wordt gecompenseerd met onevenredig hoge prijsaanbieding voor de 2^e fase. Anders bestaat het risico dat niet wordt gegund aan de economisch meest voordelige inschrijving.

Er zijn verschillende mogelijkheden om een prijselement in de aanbesteding op te nemen:

• Een vaste prijs opnemen voor de totale opdracht
• Een plafondbedrag of (taakstellend) budget
• Vaste prijs voor bouwteamfase
• Vaste tarieven voor de 1ste fase (verrekening op regiebasis)

Vaste prijs

Bij deze variant moeten partijen zoveel mogelijk kwaliteit bieden voor een vaste prijs. De inschrijver die de meeste kwaliteit biedt is de economisch meest voordelig inschrijving en krijgt de opdracht gegund voor de vaste prijs. Met deze methode wordt 100% gegund op kwaliteit (want geen concurrentie op prijs). Een nadeel van deze methode is dat er na gunning geen prikkel meer is om kosten te besparen en dat het moeilijk is een vaste prijs te bepalen indien er nog veel (scope)onzekerheden zijn.

Plafondbedrag of (taakstellend) budget

Bij een plafondbedrag of taakstellend budget moeten inschrijvers bij inschrijving verklaren dat ze onder dit plafond het project kunnen realiseren. Het verschil met de vaste prijs is dat de aanbiedingsprijs lager kan uitvallen dan het plafondbedrag/budget door optimalisaties in de 1^ste fase.

Vaste prijs voor de bouwteamfase

Met deze variant vraag je inschrijvers om een vaste prijs aan te bieden voor de bouwteamfase. Een voordeel van deze methode is dat de kosten voor bouwteamfase vroeg in het proces bekend zijn. Dit kan echter alleen wanneer de onzekerheden die in de 1^ste fase moeten worden weggenomen niet te groot zijn. Een nadeel van deze methode is dat je bij de uitvoering van de bouwteamfase snel in meerwerkdiscussies kan belanden. Ook wordt de aannemer vooral geprikkeld om de kosten tijdens de bouwteamfase zo laag mogelijk te houden.

Vaste tarieven

In dit geval neem je in de aanbesteding (realistische) fictieve hoeveelheden (uren) op die, vermenigvuldigd met de aangeboden tarieven, leiden tot punten of fictieve korting. Het advies is om een gewogen gemiddeld uurtarief uit te vragen om strategische inschrijvingen te voorkomen. Je loopt anders het risico dat lage tarieven voor functionarissen die nauwelijks zullen worden ingezet het (lage) gemiddelde bepalen. In de bouwteamfase wordt dan verrekend op basis van daadwerkelijk gemaakte uren (regiebasis). Het grote voordeel van deze methode is dat de aannemer in de bouwteamfase geprikkeld wordt om zoveel mogelijk bij te dragen aan de bouwteamdoelstelling. Een nadeel is dat het lastiger is om grip te houden op de bouwteamkosten. Er moet voorkomen worden dat er onevenredige kosten worden gemaakt om risico’s volledig uit te sluiten voor de uitvoeringsfase.

Welke keuze de beste is, is sterk afhankelijk van de aard van de opdracht en het doel van het bouwteam. Hier moet het projectteam samen met de inkoopafdeling een passende aanbestedingsstrategie voor bedenken.

Kwalitatieve subcriteria

De kwalitatieve subcriteria moeten vooral gericht zijn op het selecteren van de meeste geschikte bouwteampartner om samen mee te werken aan het ontwerp en later aan de realisatie. Het is niet zoals bij een reguliere aanbesteding gericht op het inkopen van de beste oplossing tegen de beste prijs. Bij bouwteamaanbestedingen zie je daarom vooral de volgende onderwerpen terugkomen in de kwalitatieve subcriteria: samenwerking en inrichting bouwteam, kostenbeheersing, het wegnemen van risico’s tijdens de bouwteamfase en het behalen van projectdoelstellingen.