Keuzes bij inrichten van bouwteams (1)

Wat is een bouwteam?

Een bouwteam is een projectgebonden samenwerkingsverband tussen een opdrachtgever en één of meerdere (ontwerp)adviseur(s) en aannemer(s). Zij werken in een gecoördineerd verband samen aan het ontwerp, de engineering en de realisatie van een project. Het doel van deze aanpak is om gezamenlijk tot een uitvoeringsgericht ontwerp te komen dat past binnen het vooraf vastgestelde budget. Hiertoe worden na aanbesteding twee fasen doorlopen (zie figuur hieronder voor een schematische weergave):

• De eerste fase is de bouwteamfase. De opdrachtgever werkt samen met adviseur(s) en aannemer(s) naar een uitvoerbaar ontwerp toe. Aan het eind van de fase wordt de bouwteamaannemer uitgenodigd om als eerste en enige een aanbieding te doen om het ontwerp te realiseren. Bij overeenstemming over de aanbieding start de tweede fase.
• De tweede fase is de realisatiefase waarin de aannemer het ontwerp realiseert. Dit gebeurt doorgaans onder de voorwaarden van de UAV of UAV-GC.

Inrichting bouwteam

Bij de inrichting van het bouwteam zijn er verschillende belangrijke keuzes te maken die ik hieronder zal toelichten.

Bouwteam modelovereenkomst

Allereerst moet er een keuze gemaakt worden voor de basis van de bouwteamovereenkomst. Daar zijn op dit moment hoofdzakelijk twee keuzes voor met ieder hun eigen insteek:

• Modelovereenkomst Bouwteam (DG2020) van Duurzaam Gebouwd, en
• Model Bouwteamovereenkomst (BN2021) van Bouwend Nederland (opvolger van VGBouw Model Bouwteamovereenkomst 1992).

Beide modellen zijn goed bruikbaar als basis maar over welke variant beter is zijn de meningen sterk verdeeld. Bij het DG2020 model wordt er meer aandacht geschonken aan houding en gedrag en het bouwteamproces (daardoor wat complexer) en legt meer ontwerpverantwoordelijkheid bij de aannemer (wat op kritiek stuit vanuit de aannemerij). Verder zijn er verschillen rond het prijsvormingsproces voor de 2^e fase. Belangrijk is om te kijken welk model het beste past bij de inrichting en doel van het bouwteam dat je voor ogen hebt. Overigens zijn ook de oudere modellen ook nog steeds te gebruiken.

Bouwteamtype

De twee meest gebruikte type bouwteams zijn:

• Het traditionele bouwteam (leidend tot een RAW-bestek onder de UAV) waarbij doorgaans de opdrachtgever het ontwerp en bestek maakt in de bouwteamfase en de aannemer adviseert over kosten en (uitvoerings)technisch aspecten. De bouwteamfase eindigt met een UO en bestek dat de aannemer in de 2^e fase uitvoert onder de UAV;
• Een bouwteam dat leidt tot een UAV-GC waarbij de aannemer of de opdrachtgever de trekker is voor het ontwerp en de ander de adviesrol vervult. De bouwteamfase eindigt met een VO of DO en een UAV-GC contract en de opdrachtnemer maakt in de 2^e fase een DO/UO en realiseert het werk onder de UAV-GC.

Welke van de twee varianten wordt ingezet is o.a. afhankelijk van de complexiteit van de opgave, kennisniveau van de opdrachtgever en in hoeverre de opdrachtgever invloed wil uitoefenen op het ontwerp. In het geval dat het een complexe opgave betreft waar de expertise en innovativiteit van de aannemer nodig is om tot een oplossing te komen ligt een bouwteam UAV-GC voor de hand. Betreft het een minder complexe opgave die goed door de opdrachtgever te specificeren is en/of waarbij het van belang is dat de opdrachtgever grote invloed heeft op het ontwerp ligt een traditioneel bouwteam meer voor de hand.

Kostenbeheersing

Een belangrijk aspect is het beheersen van de bouwteamkosten en de uiteindelijke aanbiedingsprijs voor de 2^de fase.

Bouwteamkosten

Wat betreft het beheersen van de bouwteamkosten is van belang of er is gekozen voor een (deels) vaste prijs voor de bouwteamkosten of voor betaling op basis van regie.

Indien wordt gekozen voor betaling op regie op basis van vaste tarieven zijn de kosten lastiger te beheersen dan wanneer wordt gekozen voor een vaste prijs. Een manier om dit te beheersen is door de aannemer voor aanvang van de bouwteamfase een bouwteambegroting (als bouwteamproduct) te laten maken. Deze begroting kan dan gebruikt worden als referentie. Door frequent (tweewekelijks bijvoorbeeld) een urenstaat op te vragen en te accorderen als basis voor de facturatie kan verder grip op de kosten worden gehouden. Transparantie en tijdige communicatie over significante afwijkingen in de geprognotiseerde uren is belangrijk om discussies achteraf te voorkomen. In het DG2020 model wordt hier in de bouwteamovereenkomst aandacht aan besteed (zie eerdere opmerking houding en gedrag).

Bij een aangeboden vaste prijs voor de bouwteamfase komt het vooral aan op goed scope- en wijzigingenmanagement en vooraf de verwachtingen goed met elkaar af te stemmen (het liefst doe je dit natuurlijk al bij de aanbesteding). Transparantie en oog voor elkaars belangen bij de (haast onvermijdelijke) meerwerkdiscussies zijn nodig om de bouwteamfase goed te kunnen doorlopen.

Aanbiedingsprijs

Belangrijk voor de bouwteampartners is om niet verrast te worden door de uiteindelijke aanbiedingsprijs voor de uitvoeringswerkzaamheden. Een veel gebruikte methode om dit te beheersen is om per ontwerpniveau (VO/DO/UO) een raming te laten maken door de aannemer. Op deze manier kun je uiteindelijke aanbiedingsprijs monitoren en beter voorspellen. Daarnaast is het belangrijk dat de bouwteampartners bij ieder significante ontwerpkeuze expliciet stilstaan bij de consequenties voor de aanbiedingsprijs waarbij met name de aannemer vanuit zijn expertise een grote rol heeft.

Aansprakelijkheid

Bij de aansprakelijkheid binnen bouwteams zijn een aantal aspecten van belang: 1) de aansprakelijkheid voor de in het bouwteam opgestelde documenten (waaronder het ontwerp) en 2) de aansluiting van de aansprakelijkheidsbepalingen uit de bouwteamovereenkomst op de uitvoeringsovereenkomst en de UAV/UAV-GC.

Voor de (ontwerp)aansprakelijkheid wordt bij veel bouwteamovereenkomsten de DNR2011 van toepassing verklaard. Dit is de klassieke regeling die wordt gebruikt voor opdrachten aan architecten en ingenieurs om o.a. de aansprakelijkheid voor de (ontwerp)werkzaamheden te regelen. Vanuit opdrachtgeversperspectief heeft de DNR als nadeel dat de aansprakelijkheid behoorlijk beperkt wordt in zowel reikwijdte als omvang. Het kan zijn dat het maximale aansprakelijkheidsbedrag bij een grote omvang van de uitvoeringsovereenkomst niet passend is. Een regelmatig toegepast alternatief is om de eigen algemene inkoopvoorwaarden voor leveringen en diensten van toepassing te verklaren. Die hebben doorgaans een grotere reikwijdte maar niet persé een grotere omvang van het aansprakelijkheidsbedrag. Bij een werk met een grote omvang kan er daarom beter een maximaal bedrag voor de aansprakelijkheid voor fouten of gebreken in de door de aannemer opgestelde bouwteamdocumenten benoemd worden die in verhouding staat tot de waarde van de uitvoeringsovereenkomst.

Belangrijk is om ook de aansprakelijkheidsbepalingen in de uitvoeringsovereenkomst overeen te laten komen met het aansprakelijkheidsregime uit de bouwteamovereenkomst. De bouwteamovereenkomst eindigt immers als de uitvoeringsovereenkomst wordt aangegaan. Er moet daarom een specifieke bepaling worden opgenomen die ingaat op de in de bouwteamfase (al dan niet gezamenlijk) opgestelde documenten die onderdeel uitmaken van de uitvoeringsovereenkomst.

Verder is het van belang om waar nodig af te wijken van bepaalde bepalingen uit de UAV(-GC) om goed aan te sluiten bij de bouwteamovereenkomst bepalingen (wie draagt verantwoordelijk voor het ontwerp, opstellen vraagspecificatie, van toepassing zijnde documenten, etc.).

In mijn volgende blog zal ik verder ingaan op het aanbesteden van bouwteams.