Positieve invloed uitoefenen op je resultaat?

Guido Winnink (50) begon 17 jaar geleden zijn inkoop- en contractmanagementbureau Adjust Consulting. Hij deed dat vanuit de overtuiging dat het anders moest met inkoop.

Waarom inkoop en wat kan beter?

Hij vond dat de inkoopfunctie te veel gericht was op alleen de onderhandeling over tarieven. Terwijl de inkoopfunctie over veel meer gaat dan alleen prijs. Inkoop raakt alle facetten van je bedrijfsvoering, en juist in deze tijd waarin de invloed op omzet beperkt is, wordt inkoop een steeds belangrijker instrument om je bedrijfsresultaat positief te beïnvloeden.

Ingrijpend reorganiseren of inkoop optimaliseren?

Inkoop vormt bij productiebedrijven gemiddeld genomen 50% van je omzet. Daar boven komt de eigen toegevoegde waarde en het resultaat. Dat geldt in ieder geval voor productie bedrijven, voor dienstverleners zien we dat het aandeel inkoop vaak iets kleiner is. Daar vormen personeelskosten de grootste post. Wanneer omzet terugloopt of stagneert kun je aan veel knoppen draaien in je organisatie. Het draaien aan de knop van inkoop werkt vaak sneller en minder ingrijpend.

Iedereen let toch op de kosten?

Zeker in Nederland letten we graag op de kosten, dat is algemeen bekend. Maar alleen letten op de kosten is onvoldoende en werkt alleen op de korte termijn positief op je resultaat. Te veel “knijpen” op kosten kan op de lange duur schade opleveren, en dieper dan de bodem kun je niet schrapen. Het is beter om naast alleen te sturen op minder “out of pocket” kosten, te kijken naar het gehele proces. Kijk naar de totale keten. Zie inkoop als een scala van optimalisaties en ga de onderlinge samenwerking aan met de “business”. Kijk hoe je samen naar de totale kosten beheersbaar kunt maken.

Hoe zit het met kosten die niet direct met mijn dienst of product te maken hebben?

Indirecte kosten krijgen vaak de minste aandacht omdat ze niet direct invloed hebben op je product of dienst. Er is vanuit de toplaag van de organisatie weinig aandacht voor. De indirecte kosten noemen we ook wel verborgen kosten omdat ze vaak niet inzichtelijk worden gemaakt omdat we denken dat ze weinig invloed hebben. (“Non product related” kosten in inkoop jargon).

Wat zijn voorbeelden van verborgen kosten, of liever gezegd verborgen kansen?

Het wagenpark is altijd een mooie kans om op te besparen, in veel gevallen laten bedrijven het wagenparkbeheer over aan de leasemaatschappij, vanuit de overtuiging dat de leasemaatschappij dat beter kan. Wij maken naast afspraken met de leasemaatschappij ook rechtstreeks afspraken met de fabrikant (OEM’s in inkoopjargon). Met deze afspraken gaan we vervolgens naar de leasemaatschappij, waardoor weer een lagere prijs bedongen kan worden.

Een ander voorbeeld is transport. In plaats van met een lege vrachtauto naar huis te rijden, kun je ook kijken hoe je de laadruimte kunt delen met andere bedrijven. Om zo volle retourvrachten te organiseren.

Verpakkingsmaterialen zijn ook een gewild object om op te besparen. Een veel gemaakte fout daarbij is dat er te veel aandacht uitgaat naar het prijsaspect. De leverancier dicteert vaak de specificaties, terwijl het goed mogelijk is dat er gewerkt kan worden met een lichtere specificatie. Het is dus slimmer de functie die het verpakkingsmateriaal heeft leidend te laten zijn, in plaats van alleen de prijs.

Recent hadden we een situatie waarbij een functionele specificatie resulteerde in een kleinere verpakking. Gevolg: minder materiaal en dus lager kosten. Maar ook meer dozen per pallet zodat de kosten voor opslag en transport ook lager werden.

Wat zijn de belangrijkste tips voor slim inkopen?

Wat de beste manieren zijn om slim te besparen verschilt per situatie, en per industrie. Dit zijn 3 tips die je altijd kunt toepassen.

1. Inkopen doe je vaak voor andere afdelingen, weet wat de doelstellingen zijn, zodat inkoop en de vakafdelingen elkaar versterken. Business allignment.
2. Zorg dat je inzicht hebt in de kosten van de totale keten. Zoals het voorbeeld over de dozen op de pallet. De prijs kan dan wel goed zijn, maar de functionaliteit een stuk minder.
3. Denk niet snel dat je het optimum hebt bereikt. Er is altijd verbetering mogelijk.

Hoe pakt Adjust een “slim inkopen”project aan?

We starten met de opportunity scan, deze scan heeft als doel inzicht te krijgen in waar de kansen liggen voor inkoopverbetering. We analyseren per inkoopcategorie de uitgaven, we kijken hoe de inkoopfunctie is georganiseerd en welke systemen gebruikt worden. Op basis daarvan doen we aanbevelingen en maken we een planning.

Hoe lang zijn jullie bezig met een scan en wat levert het op?

We zijn 2 tot 4 maanden bezig, afhankelijk van de grootte van de organisatie en complexiteit. Een besparing van 10% is altijd haalbaar op indirecte inkoopkosten. Het is bij Adjust ook mogelijk om no-cure-no-pay afspraken te maken. We delen dan mee in het rendement en het risico.

Meer weten? Neem direct contact op met
Wiebe van der Weerd, Directeur Privaat
06-45761880
Wiebe.van.der.Weerd@adjust.nl