Adjust
icon-arrow-right

Vier redenen waarom contractmanagement Chefsache is!

Organisaties sluiten contracten met anderen om voor zichzelf en de andere partij(en) gezamenlijk zo veel mogelijk waarde te scheppen. Dat geldt voor private ondernemingen, maar net zo goed voor overheden, not-for profit organisaties en zorginstellingen! Die waarde gaat volgens ons niet bereikt worden als contractmanagement *) niet professioneel en pragmatisch wordt uitgevoerd. 4 Redenen waarom contractmanagement ‘Chefsache’ moet zijn en een vaste plek op de agenda van beslissers verdient!

Image

1. Zonder Contractmanagement ‘loopt de deal leeg’!

Uw leverancier heeft nu eenmaal andere belangen dan u: de leverancier wil zijn marge maximaliseren én tevreden klanten hebben; u wilt een faire prijs betalen én zekerheid krijgen dat u krijgt wat u heeft gevraagd. Als u niet voortdurend in staat bent om vast te stellen of u nog steeds een faire prijs betaalt loopt u het risico dat er geld weglekt naar de leverancier omdat u óf meer voor dezelfde prijs had kunnen krijgen óf omdat u al dan niet ongemerkt steeds meer gaat betalen voor hetzelfde. Denk hierbij aan de standaardbrieven in januari waarin wordt aangekondigd dat de prijzen “zoals u wellicht zult begrijpen” worden verhoogd met x%. Wat ik daar niet van begrijp, is dat er nog steeds organisaties zijn die niet eerst even de indexatieclausule controleren. Als ze het contract al kunnen vinden.

2. Zonder Contractmanagement zit mogelijk uw waardeketen vastgeplakt!

Wat als één of meer van de voor uw waardeketen belangrijkste leverancier niet meer kan leveren zoals afgesproken? Als het goed is heeft u, als die leverancier echt zo belangrijk is, alternatieven, al dan niet “slapend”. Maar u moet dan wel weten wat die alternatieven zijn en wat er voor nodig is om ze te activeren. Om van de situatie dat het alternatieve contract al is afgelopen als u het nodig heeft maar niet te spreken. Ook de situatie dat een leverancier doodleuk meldt dat hij niet meer voor de eerder overeengekomen prijs wil leveren omdat het contract is afgelopen had u kunnen voorkomen als u inzicht had gehad in de binnenkort aflopende contracten. Zulke situaties wilt u voor zijn, nietwaar?

3. Zonder Contractmanagement is financiële planning & control lastig!

De beroemdste Nederlandse voetballer aller tijden zei het al: “Als je de bal niet hebt kun je niet scoren!”. Zo is dat ook met financiële planning & control: als je geen zicht heb op de verplichtingen uit lopende contracten kun je de uitgaven en de benodigde liquiditeiten niet plannen en zeker niet beheersen. Over de risico’s als een leverancier onverhoopt niet betaald kan worden maar niet te spreken. Natuurlijk laat u het niet zo ver komen!

4. Zonder Contractmanagement wordt financiële verantwoording onnodig lastig!

Leuk of niet, de accountant kijkt niet alleen maar naar de getrouwheid van de jaarrekening maar vormt zich ook een oordeel over de interne beheersing die relevant is voor het opmaken van de jaarrekening en voor het getrouwe beeld daarvan. Denk bijvoorbeeld aan de niet uit de balans blijkende verplichtingen uit hoofde van afgesloten contracten zoals bijvoorbeeld leasecontracten. Die moeten wel zonder materiële fouten in de jaarrekening terecht kunnen komen. Zonder goed Contract Lifecycle Management wordt dat lastig. Daarnaast zijn er toezichthouders die eisen stellen aan de bedrijfsvoering, denk aan DNB bij financials. Dan moet het Contract Lifecycle Management in orde zijn!

 

*) “Het realiseren van de met het contract beoogde doelstellingen door tijdens de uitvoeringsfase van een contract proactief van alle in het contract vastgelegde verantwoordelijkheden, verplichtingen, procedures, afspraken, voorwaarden en tarieven de naleving te bewaken, alle onduidelijkheden, tegenstrijdigheden en hiaten op te lossen, alle met het contract gepaard gaande risico’s te beheersen en de gewenste wijzigingen in het contract te verzorgen.”  (bron: www.catscm.com)

 

Verder praten over consultancy? Neem voor meer informatie contact met ons op.

Quotee
Ronald Vroom

Team Lead L&D

laatste ontwikkelingen

5 vragen aan Jill Thoen, contractmanager bij Adjust.

Author
door Isabella Vermeulen

Contractmanagement in het Sociaal Domein bij de gemeente

Author
door Berry Plugge

Rechtmatigheid van de uitgaven: slimme analyse biedt inzicht!

Author
door Ronald Vroom
contact

Kom in contact met Adjust

Meer weten over de dienstverlening van Adjust?

Stuur een bericht

"*" geeft vereiste velden aan