Adjust
icon-arrow-right

Waarom digitalisering van inkoop verder gaat dan Purchase-to-Pay

Steeds meer bedrijven hebben een Purchase-to-Pay-proces ingericht. Jouw organisatie ook? Mooi! Maar ben je dan klaar met het digitaliseren van inkoop- en contractmanagement? Nee, er is nog veel meer mogelijk! In deze blog lees je hoe digitalisering van inkoop de hele organisatie aangaat en over de cruciale rol van verandermanagement.

Image

Purchase-to-Pay als startpunt voor verdere digitalisering

Bij een onderzoek onder Nederlandse bedrijven in 2021 gaf 80% van de respondenten aan dat zij de komende jaren in Purchase-to-Pay (P2P) wilden investeren. Als ze die goede voornemens zijn nagekomen, kun je er dus vanuit gaan dat heel veel Nederlandse bedrijven inmiddels het proces van aankoopaanvraag tot betaling hebben geautomatiseerd. Maar is daarmee het volledige inkoopproces gedigitaliseerd?

Digitaliseren van inkoop- en contractmanagement kan op elk niveau

Met P2P is een gedeelte van het operationele inkoopproces geautomatiseerd. Goed nieuws voor crediteurenafdelingen: die hoeven minder repeterend werk te doen, bijvoorbeeld rondom het goedkeuren van facturen. Het digitaliseren van inkoopprocessen kan echter nog veel verder gaan. Hoe dan? We geven je hieronder een idee van de mogelijkheden op verschillende niveaus en binnen verschillende processen.

Strategisch niveau

Organisaties zien inkoop vaak nog als een transactioneel, operationeel proces. Beslissingen rondom sourcing, contracten en leveranciers kunnen echter van grote betekenis zijn voor organisatiedoelstellingen. Door digitalisering kun je als inkooporganisatie efficiënter opereren, meer toegevoegde waarde leveren, beter in control komen en beter sturen op duurzaam inkopen. Hoe fijn zou het zijn als je op managementniveau een signaal krijgt als er onnodige inkopen worden gedaan, of dat er een niet-duurzame leverancier is gekozen?

Spendanalyse

Als je tienduizenden bestellingen en facturen per jaar verwerkt, heb je aan data geen gebrek. Met een goede spendtool kun je inzichtvolle analyses maken. Zo krijg je een blik op wat je als organisatie spendeert in welke inkoopcategorieën. Wat geef je bijvoorbeeld uit aan kantoorbenodigdheden, aan software of aan externe inhuur van personeel? Hoe meer gestandaardiseerde data, hoe bruikbaarder de uitkomsten.

Inkoopplanning en performance

Een ander vlak waarop je kunt digitaliseren is inkoopplanning en performance. Bij grotere organisaties zijn vaak meerdere inkopers werkzaam. Met welke taken zijn die eigenlijk dagelijks bezig en wat zijn daarvan de resultaten? Er zijn tools om dat inzichtelijk te maken. Zo kun je zien aan welke projecten de inkoopafdeling werkt, hoe veel tijd dat kost en wat het oplevert. En: of dit strookt met de organisatiedoelstellingen.
Een bijkomend voordeel van het digitaliseren van de inkoopplanning: met een goede inschatting van de capaciteit van de inkoopafdeling kun je inkopers ‘vrijspelen’ voor risicomitigatie. Denk aan het thema leveringszekerheid. Met voldoende capaciteit kun je een inkoper bijvoorbeeld inzetten om een tweede leverancier voor een kritieke grondstof te zoeken, zodat je niet afhankelijk bent van één leverancier.

Tactisch inkopen: van marktanalyse tot leveranciersselectie

Ook het proces van inkooptactiek tot marktanalyse tot leveranciersselectie (Source-to-Contract) is te automatiseren. Er is tooling beschikbaar die het tenderproces structureert en efficiënter maakt, ondersteunt bij het beoordelen van offertes en bij leveranciersselectie verschillende scenario’s doorrekent. Kortom, de software neemt werk uit handen. Zo kunnen inkopers meer projecten per jaar uitvoeren. Handig, toch?

Contract- en leveranciersmanagement

Leverancier gevonden? Digitalisering helpt eveneens bij de vervolgstap: het opstellen van contracten. Met templates en tekstvoorstellen gaat dat een stuk sneller. En: met slimme workflows verloopt het redigeren en goedkeuren van contracten efficiënter.
Loopt het contract eenmaal, dan zijn er softwarefunctionaliteiten om het contract te beheren, belangrijke milestones te signaleren en om het naleven van afspraken te checken. Komt de leverancier de gemaakte overeenkomst, levertijden en het Service Level Agreement (SLA) na? Door digitalisering krijg je vanzelf alerts over dit soort zaken.

(Te) veel keuze uit IT-oplossingen voor inkoop

Voor al die processen die we hierboven noemen zijn talloze IT-oplossingen beschikbaar. Bekijk voor de grap maar eens deze procurement technology market map. Je zou er haast duizelig van worden. Wat te doen? Kies je voor een pakket zodat je alles geïntegreerd hebt in één oplossing? Of ga je voor de beste software per categorie? Het is waarschijnlijk geen overbodige luxe om hierbij de hulp van een inkoopadviesbureau in te schakelen…

Digitalisering vraagt om verandermanagement

Digitalisering van inkoop wordt vaak gezien als een ‘feestje van de inkoopafdeling’. Onderschat niet: bijna alle medewerkers van een organisatie krijgen met inkoop te maken. De impact van inkoop is groot. Mensen vinden het comfortabel om te doen wat ze al jaren doen. Een digitale transformatie vraagt van je personeel soms nieuwe vaardigheden. Medewerkers die zich nu op operationeel niveau bezighouden met het inkoopproces, moeten misschien wel groeien naar een tactisch of strategisch niveau.

Meer lezen?

Of je nu CFO, inkoopprofessional of IT-manager bent, Adjust denkt graag mee over het digitaliseren van inkoopprocessen. Dit hebben we onder andere gedaan voor de gemeente Schiedam. Benieuwd hoe zo’n proces eruitziet? Lees hier hoe Adjust de gemeente Schiedam heeft begeleid.

Verder praten over consultancy? Neem voor meer informatie contact met ons op.

Quotee
Stefan Wildekamp

Consultant

laatste ontwikkelingen

Holland Capital investeert in de groeiambities van Adjust

Author
door Noortje Bruggeman

Adjust breidt dienstverlening uit door overname Inteon

Author
door Noortje Bruggeman

Ervaringen in een bouwteam

Author
door Patrick Landsbergen
contact

Kom in contact met Adjust

Meer weten over de dienstverlening van Adjust?

Stuur een bericht

"*" indicates required fields