Met een inkooptraject echt kunnen bijdragen aan de doelstellingen van een organisatie of een team binnen een organisatie is wat het werk toch echt leuk maakt! Voor het team Toezicht & Handhaving (gemeente Schiedam) heeft één van onze adviseurs een inkooptraject voor cameratoezicht & mobiele handhaving begeleidt. Het doel: efficiëntie van werkprocessen, zodat meer tijd ontstaat voor de collega’s binnen het team om buiten te zijn en het contact met de burger te hebben (ipv binnen de nodige administratie wegwerken).
De organisatie
De gemeente Schiedam heeft een team Toezicht & Handhaving (~ 50 FTE) wat haar werk al behoorlijk gedigitaliseerd had, maar zag zeker kansen om hier nog een stapje verder in te gaan en startte een Europese tender om te bepalen welke leverancier haar hierbij voor de komende jaren het beste kon ondersteunen. Het werk wat dit team doet draagt bij aan een veiliger en schonere stad. Binnen Schiedam valt ook het parkeerbeheer onder de verantwoordelijkheid van dit team.
Het vraagstuk
Het vraagstuk van het team Toezicht & Handhaving lag in het verder digitalisering en automatiseren van haar taken, zodat zij hiermee een efficiëntie slag zou behalen. Welke delen van haar processen kon zij verder digitaliseren en of uitbesteden aan de markt?
De oplossing
In deze situatie was het niet mogelijk om deze vraag direct bij de markt neer te leggen, omdat het team eigenlijk nog onvoldoende inzicht had in haar eigen processen (wat doe ik, hoe doe ik het en waarom doe ik het zo?). De adviseur van Adjust is dan ook eerst met het team aan de slag gegaan om alle werkstromen en processen in kaart te brengen. Een hele klus, wat uiteindelijk heeft geleidt tot misschien wel 35 unieke processen, maar wat de meerwaarde had dat sommige processen direct al efficiënter konden worden ingericht. Ook ontstond er een mooi overzicht voor alle zittende collega’s om in de toekomst ook uniform te werk te kunnen gaan! Al een verbeterslag dus voordat de tender überhaupt de markt op was gegaan.
Het resultaat
De tender heeft uiteindelijk geleidt tot een aantal mooie producten en diensten die werden gecontracteerd, waardoor het team nu nog meer zaken digitaal ondersteund kan oppakken. Ze stappen een traject in waarbij een aantal verbeterslagen direct worden opgeleverd en een aantal zaken samen met de gecontracteerde leverancier worden ontwikkeld. Zo wordt er samen gewerkt aan een veiligere en schonere stad!
Lees verder in ons kenniscentrum
