Inkoop, aanbestedingen & contractmanagement

Branche expert
Focus op inkoop
No-nonsense consultancy

Grip op alle aspecten van het inkoopproces

Efficiënt en slim inkopen betekent out of the box durven denken. Met onze grondige categorie-expertise en contract-juridische kennis weten we waar de kansen liggen. Of het nu gaat om inkoop, aanbesteden en contractmanagement in de zorg, voor infra of voor leveringen en diensten: we zorgen voor rechtmatige en doelmatige aanbesteding.

De uitdaging van elke organisatie

Hoe zorg je ervoor dat leveringen en diensten rechtmatig, doelmatig en integer worden gecontracteerd? En wordt er wel gekozen voor de procedure die past bij wat u wilt? Publiceert u volgens de juiste regels? Kiest u voor een passende contractvorm, of loopt u het risico te belanden in een juridisch moeras? Allemaal vragen die spelen tijdens aanbestedingen. Of het nu gaat om het inhuren van uitzendkrachten, het leveren van lease-auto’s of het verlengen van schoonmaakdiensten.

Is er voldoende draagvlak?

Voor het contracteren van nieuwe leveringen en diensten is daarnaast intern draagvlak nodig. Dat begint al bij de voorbereiding van een aanbesteding. Wat zijn de eisen en de wensen binnen uw organisatie, zodat u met de juiste specificaties de markt opgaat? Draagvlak is ook nodig na de gunning. Wanneer de organisatie aan de slag gaat met een nieuwe leverancier. Of gebruikmaakt van nieuwe aangeboden diensten.

Kortom: hoe zorgt u ervoor dat een aanbesteding van A tot Z succesvol verloopt?

Bij Adjust gaat het niet alleen om wát we inkopen, maar ook om hóe we inkopen.

We helpen met praktische aspecten. Adjust heeft jarenlange ervaring met aanbestedingen en contractmanagement voor tal van leveringen en diensten. Als geen ander weten wij waar op te letten met de nieuwe aanbestedingswet. De laatste jurisprudentie. Procedures. Publiceren volgens de juiste regels en kiezen voor de best passende contractvorm. Zodat u krijgt wat u voor ogen heeft.

We investeren in draagvlak binnen de organisatie

Maar onze ondersteuning begint al eerder in het aanbestedingsproces. We onderzoeken welke dienst of levering de organisatie daadwerkelijk nodig heeft. En waarom. Hiervoor voeren we gesprekken met mensen binnen de organisatie en met marktpartijen. Zo komen we tot de beste uitvraag en werken we aan draagvlak binnen de interne organisatie. En kijken we naar de mogelijkheden in de markt.

Dat combineren we met doorwrochte categorie-kennis

Tot in detail. Bij het inkopen van leaseauto’s vergelijken we de tarieven voor het wisselen van winterbanden bij merkdealers en Profile Tyre Centers. Bij het inkopen van multifunctionals kijken we naar de snelheid van afdrukken, de omslagtijd en het percentage bedrukkingen per vel. Maar ook of belangrijke documenten kunnen worden afgeschermd. En heeft u bijzondere aanvullende eisen? Dan nemen we die vanzelfsprekend mee.

En dan, de verdere implementatie

We bewaken deadlines. Van het voorbereiden van aanbestedingsdocumenten, tot het moment dat deze moeten zijn goedgekeurd voor publicatie. Nota’s van inlichtingen begeleiden we en van rapportages ontvangt u de voortgang. Na de keuze van de beoordelingscommissie en de gunning ondersteunen we u bij de verdere implementatie.

Focus: duurzaamheid en innovatie

Door onze jarenlange ervaring in aanbesteden en contractmanagement zorgen we ervoor dat u zo efficiënt mogelijk de beste leveringen en diensten contracteert. Van schoonmaakcontracten tot tankautospuiten. Van ICT tot dienstauto’s. Met een sterke focus op duurzaamheid en innovatie.

Ondubbelzinnige contracten

Van de realisatie van wegenprojecten, natuurverbetering, slibverwerking tot hoogwaterbeschermingsprogramma’s en de ontwikkeling van havens: Adjust ondersteunt publieke opdrachtgevers met de inkoop van droge en natte infrastructuur en ultiliteitsbouw.

Het is geen geheim dat aanbestedingen in de infrastructuur niet altijd van een leien dakje gaan. Vaak wordt afgeweken van de regels van de UAV-gc, met juridisch getouwtrek tot gevolg. Of het nu om wegen, rivieren of bruggen gaat: welke contracten zijn nodig om het succesvol opleveren van een project te vergroten? Een grondige voorbereiding, met ondubbelzinnige contracten voor élke fase van bouwproces is essentieel. Van de planfase tot en met de realisatie en het onderhoud.

De beste procedure

Of het nu gaat om wegenprojecten, natuurverbetering, slibverwerking, hoogwaterbeschermingsprogramma of het realiseren van havens. De inkoop van droge en natte infrastructuur en ultiliteitsbouw vraagt om specialisten die volkomen thuis zijn in deze wereld. De inkoopspecialisten van Adjust zijn dat. Zij beheersen verschillende contractvormen, stellen deze op en toetsen ze: van RAW, Stabu, D&C, E&C, Allianties tot DBFM(O).

Adjust heeft gewerkt aan inkoopstrategieën bij tal van organisaties -zoals RWS, ProRail, waterschappen, bijzondere sectoren, provincies en gemeenten. Wij gebruiken onze kennis en ervaring om inkoopplannen op maat te schetsen. Voor aanbestedingen analyseren we het Programma van Eisen, zodat overheden beter weten in te zetten op innovatie en duurzaamheid. En vanzelfsprekend op kwaliteit. Ook adviseren we over ideale procedure voor elke fase van het project: van onderhandse aanbesteding tot concurrentiegerichte dialogen.

Samenwerking is dan essentieel

We trekken op met het projectmanagement, projectbeheersing en techniek- en omgevingsmanagement. Want projecten succesvol kunnen afronden, vraagt om samenwerking. Overleg. Expertise en ervaringen delen. Wij pakken de contractstrategische en contractjuridische zaken op binnen het team dat verantwoordelijk is voor het project.

Glasheldere afspraken van het begin tot het einde van het project

De beste opdrachtnemer vinden op het gebied van droge en natte infrastructuur en ultiliteitsbouw is een flinke uitdaging dat veel voorbereiding vraagt. Deze expertise hebben we in huis. En we zorgen er ook voor dat alle disciplines kunnen werken volgens ondubbelzinnig contracten. Projectdoelstellingen kunnen zo het beste worden gerealiseerd en de risico’s blijven beperkt.

We zorgen in onze contracten voor glasheldere afspraken over kwaliteit en producten, zodat partijen weten wat ze moeten leveren. Voor infrastructurele projecten werkt Adjust vaak op basis van Systeemgerichte Contractbeheersing (SCB):

De opdrachtnemer moet laten zien hoe hij de geëiste kwaliteit gaat garanderen;
Adjust kijkt kritisch naar het kwaliteitssysteem van de opdrachtnemer. Zo kunnen beloftes worden nagekomen en risico’s worden beheerst.

Het toezicht houden op de inkoop van droge en natte infrastructuur en ultiliteitsbouw is een voortdurend proces. Van begin tot het einde van een project. En vaak ook nog daarna – op het terrein van onderhoud. Daarom ondersteunen we onze klanten bij het professioneel inrichten van het contractmanagement.

Hoe houd je grip op kwaliteit en kosten van zorg?

Inkoop effectief organiseren binnen het sociaal domein: daar is veel winst te behalen voor gemeenten sinds de invoering van de Jeugdwet, de Participatiewet en de nieuwe Wmo.

Gemeenten hebben veel vrijheid om zelf het zorgaanbod en de ondersteuning van cliënten in te vullen. Van hulpmiddelen voor mensen met een lichamelijke aandoening, vervoer, zorg voor volwassenen tot specialistische begeleiding van jongeren.

Eén ding is kristalhelder: elke gemeente wil kwalitatief goede zorg bieden, waarbij de inhoud leidend is, maar passend is binnen het budget. Zorgen dat de toeleiding, inkoop en contractmanagement op elkaar aansluiten is dan de grote uitdaging.

Voor grip op het budget én het bieden van kwalitatief hoogwaardige zorg, is diepgaande kennis van inkoop en de zorgmarkt nodig. Zo voorkomen gemeenten dat ze verzanden in ingewikkelde en tijdrovende procedures. Of geconfronteerd worden met hoge administratieve lasten en ondoorzichtige contracten.

Met de juiste kennis van inkoop en de zorgmarkt, ontdekken gemeenten:

Hoe op strategisch niveau de innovatie in de zorg gestimuleerd kan worden, zodat gemeenten ook op langere termijn grip houden op de kosten en de kwaliteit van zorg;
Of op operationeel niveau het toelaten van veel aanbieders de beste optie is, met veel keuzevrijheid voor cliënten;
De voordelen van een beperkt aantal zorgaanbieders;
Welke systematiek voor elk traject geschikt is om de juiste partij te selecteren.

Zorg selecteren die aansluit op de behoefte van cliënten. En deze zorg beschikbaar maken en houden voor de langere termijn. Dit is de belangrijkste taak van de inkoopteams van gemeenten.

Samen met deze teams stippelen we de beste route uit voor het selecteren van juiste aanbieders. Met oog voor wet- en regelgeving, gemeentelijk beleid én budget.

Dat doen we voor inkoop

We helpen organisaties bij de keuze voor de juiste systematiek: van subsidies, inbesteding tot Open House systematiek. We begeleiden aanbestedingstrajecten en adviseren over inkooptrajecten.

Of een gemeente nu kiest voor veel aanbieders in een volledig open markt, of voor een beperkt aantal: we stellen samen bestekken op. Onze consultants beschikken over veel kennis van inkoop én zij analyseren de lokale en regionale zorgmarkt. Om zicht te krijgen op welk aanbod er is – en welke wellicht ontbreekt.

We combineren eigen kennis van het sociaal domein met landelijke best practices. Ook kijken we naar de relatie tussen cliënt en hulpverlener. Een relatie die vaak niet in objectieve kwaliteitseisen is te vangen, maar juist wel veel zegt over de kwaliteit van zorg.

Uit ervaring weten we dat een beperkte set met kwaliteitseisen voor zorgaanbieders de juiste prikkel is om steeds betere kwaliteit te leveren. Daarbij geloven we in heldere, korte selectie- en gunningscriteria, zodat de transactiekosten niet de pan uit rijzen en elk aanbestedingstraject niet overmatig veel tijd hoeft te kosten.

We gaan met tal van aanbieders in gesprek. Onderzoeken hoe zij goede zorg leveren. Met de selectie van de juiste eisen blijven we inzetten op het verhogen van kwaliteit. Dat betekent dat we niet inkopen op de laagste prijs. Met de juiste kwaliteitseisen krijgen gemeenten zicht op een breder aanbod van aanbieders die uitstekende zorg weten te leveren.

En we richten ons op contractmanagement en contractbeheer

Vanzelfsprekend zorgen we vanuit contractmanagement ervoor dat contracten aansluiten bij de behoefte van gemeenten, inwoners en aanbieders. Hierin staat duidelijk wie waar verantwoordelijk voor is. Ook managen we procedures, voorwaarden en afspraken en letten we op tarieven die in het contract zijn vastgelegd.

We gaan een stap verder.

Het borgen van goede hulpverlening betekent: investeren in de relatie met zorgaanbieders. Kan een zorgaanbieder een stap vooruitzetten op inhoudelijk of administratief gebied? Vanuit contractmanagement stimuleren we dat. Adjust heeft instrumenten ontwikkeld die de prestaties van zorgaanbieders in het sociaal domein voortdurend monitoren. Zo bewaken we de kwaliteit, het resultaat en de kosten van zorg binnen de gemeente.

We koppelen de ambities en het budget van de gemeente aan de zorgbehoefte van de inwoners. Het gevolg? De juiste zorg op de juiste plek tegen verantwoorde kosten:

Altijd een slim inkoopproces dat past bij een gemeente;
Inzicht in de lokale en regionale zorgmarkt;
Een set kwaliteitseisen om de markt mee uit te dagen en innovatie te stimuleren;
Helder inzicht in de prestaties van zorgaanbieders;
Duidelijke contracten, altijd up-to-date;
Voortdurend inzicht in de prestaties van zorgaanbieders.

Meer weten? We gaan graag met u in gesprek.

Ervaringen van onze opdrachtgevers

Adjust heeft ons als adviseur Wmo/AWBZ en als interim-manager ondersteund in de roerige tijden van transitie en transformatie. De kennis van Adjust was van absolute meerwaarde.

Gerben van der Steen

Projectmanager Sociaal Domein Gemeente Oude IJsselstreek

Een van de consultants van Adjust was een prima steun bij het voorbereiden van de aanbesteding van het alliantie contract voor de Markermeerdijken. Zijn kennis en inzet zijn van groot belang geweest.